Antes de la aparición de los ordenadores y las B.D, existían ficheros y archivos en papel guardados en voluminosos armarios en los que las empresas almacenaban sus datos. Ya existian las bases de datos, pero en forma de voluminosos armarios metálicos en los habían distintas cajas metálicas (hoy tablas) de clientes, productos, etc., dentro de las cuales habían fichas de papel (registros) de cada uno de los clientes, productos, etc,. y en cada ficha manuscritos los distintos datos (campos). Las operaciones manuales básicas que se hacían sobre los ficheros tradicionales eran:

• Altas: crear nuevas fichas para nuevos clientes...
• Bajas: romper fichas...
• Consultas: obtener el teléfono de un cliente...
• Actualizaciones: cambiar el teléfono de un cliente...

El ordenador y las B.D. han cambiado las formas, pero no el fondo. Hoy las altas se hacen con una consulta de anexación, las bajas con una de eliminación, las búsquedas con una de selección,...

Los datos de una B.D. (base de datos) se encuentran en las tablas relacionales. Para procesarlos es necesario encontrarlos, seleccionarlos y relacionarlos. Esta es la misión de una consulta: obtener un subconjunto de registros, con uno o varios campos, de una o más tablas relacionales. Por ejemplo: es posible que sólo queramos obtener los NOMBRES de la CIUDAD de Valencia:

Hay que tener en cuenta que los registros obtenidos en la consulta (hoja de datos) no son una copia desvinculada de los datos originales, de manera que si borramos o cambiamos algún dato en la consulta, automáticamente el dato original de la tabla, tambien quedaran borrado o cambiado. Por ejemplo, si cambiamos en la hoja de datos de la consulta el nombre Esther por Ana María, en la tabla quedará también cambiado:

Con las consultas podemos realizar numerosas operaciones con los datos de las tablas. Podemos seleccionar, borrar, cambiar, añadir, etc. Significa que disponemos de distintos tipos de consultas para distintas operaciones:

• a. Para seleccionar, crear campos calculados y totales.
• b. Para cruzar datos.
• c. Crear nuevas tablas de las tablas existentes.
• d. Cambiar o actualizar datos.
• e. Añadir nuevos datos a las tablas.
• f. Para eliminar datos de las tablas.
• g. Seleccionar mediante instrucciones SQL.

Cuando creamos una consulta desde el panel de consultas, vemos la siguiente pestaña en la que elegimos el tipo de consulta a realizar:

Todos los tipos de consultas son importantes, pero las de selección son las más frecuentes y necesarias. Por ejemplo si queremos eliminar los registros de los empleados (tabla EMPLEADOS) que son de Madrid (campo Ciudad) y del departamento de ventas (campo Depart), deberemos ejecutar una consulta de eliminación, pero previamente tendremos que ejecutar una consulta de selección que encuentre los registros que realmente queremos eliminar. De no hacerlo así, corremos el riesgo de eliminar más datos de la cuenta. Las consultas de selección no producen perdidas de datos. Puede ocurrir que seleccionemos datos que no deseabamos, pero no se han perdidio. En cambio, las consultas de eliminación y las de actualización sí pueden producir pérdidas irrecuperables de datos.

Veamos la siguiene estructura de tablas relacionales, sobre la que expondremos algún ejemplo: EMPLEADO_PERSONAL y EMPLEADO_LABORAL contienen registros con datos personales y laborales de los empleados de la empresa. La tabla DEPARTAMENTOS y GRADOS contiene los distintos departamentos de la empresa y los grados profesionales. CLIENTES y PRODUCTOS, los productos que vende la empresa y los clientes que compran esos productos. NUM_VENTAS y VENTAS el número de venta y el detalle de cada venta...

Supongamos que queremos obtener los nombres y los apellidos de los empleados del departamento ejecutivo:

Si observamos las estructura anterior, veremos que Nombre y Apellido se encuentra en EMPLEADO_PERSONAL. Departamento en la tabla DEPARTAMENTO. Sin embargo, no hay una relación directa entre EMPLEADO_PERSONAL y DEPARTAMENTOS. Necesitamos incluir EMPLEADO_LABORAL aunque no seleccionemos ningún campo, para que Acces relacione y seleccine los datos adecuados. La consulta de selección, que proporciona los datos anteriores, sería la siguiente:

PowerPoint: Las presentaciones de PowerPoint se componen, normalmente de varias diapositivas o pantallas. La manera de exponer esas pantallas depende del modelo de navegación que utilicemos

Devuelve el año de una fecha. Deberá escribirse una fecha entre los paréntesis o una referencia a una celda que contenga un valor de tipo fecha...