En realidad, debemos matizar la pregunta: ¿cómo busco un valor desconocido correspondiente a un valor conocido?

Veamos un ejemplo: supongamos que tenemos las columnas de datos de la imagen inferior (200 nombre y direcciones) y queremos saber la dirección (valor desconocido) de una persona concreta (valor conocido).

La función BUSCARV encuentra un valor en una matriz de datos. Puede llevar hasta 4 parámetros:

1. Valor que buscamos (valor conocido), por ejemplo Natalio.

2. Matriz (columnas) donde están todos los datos, en nuestro ejemplo D13:D213.

3. Columna, dentro de la matriz, del dato que deseamos obtener. En nuestro ejemplo las direcciones estan en la columna 2 de la matriz (no de la hoja).

4. Parámetro opcional que indica si la lista esta ordenada o no. Para evitar problemas ponemos 0.

La fórmula quedaría =BUSCARV("Natalio";C13:D213;2;0). Para simplificar hemos puesto sólo el nombre. Si hay dos nombres iguales encontraría sólo el primero. Podríamos utiliar el DNI, en lugar del nombre...

También puedes utilizar las funciones INDICE y COINCIDIR...

1. El Concepto de Datos

Datos son los hechos que describen sucesos y entidades."Datos" es una palabra en plural que se refiere a más de un hecho. A un hecho simple se le denomina "data-ítem" o elemento de dato.

Los datos son comunicados por varios tipos de símbolos tales como las letras del alfabeto, números, movimientos de labios,

puntos y rayas, señales con la mano, dibujos, etc. Estos símbolos se pueden ordenar y reordenar de forma utilizable y se les denomina información.

Los datos son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna información. Un dato puede significar un número, una letra, un signo ortográfico o cualquier símbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción.

La importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información. Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser útiles, los datos deben convertirse en información para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones.

2. El Concepto de Información

La información no es un dato conjunto cualquiera de ellos. Es más bien una colección de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organización que los percibe. La definición de información es la siguiente: Información es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.

DATOS SIGNIFICATIVOS. Para ser significativos, los datos deben constar de símbolos reconocibles, estar completos y expresar una idea no ambigua.

Los símbolos de los datos son reconocibles cuando pueden ser correctamente interpretados. Muchos tipos diferentes de símbolos comprensibles se usan para transmitir datos.

La integridad significa que todos los datos requeridos para responder a una pregunta específica están disponibles. Por ejemplo, un marcador de béisbol debe incluir el tanteo de ambos equipos. Si se oye el tanteo "New York 6" y no oyes el del oponente, el anuncio será incompleto y sin sentido.

Los datos son inequívocos cuando el contexto es claro. Por ejemplo, el grupo de signos 2-x puede parecer "la cantidad 2 menos la cantidad desconocida llamada x" para un estudiante de álgebra, pero puede significar "2 barra x" a un vaquero que marca ganado. Tenemos que conocer el contexto de estos símbolos antes de poder conocer su significado.

Otro ejemplo de la necesidad del contexto es el uso de términos especiales en diferentes campos especializados, tales como la contabilidad. Los contables utilizan muchos términos de forma diferente al público en general, y una parte de un aprendizaje de contabilidad es aprender el lenguaje de contabilidad. Así los términos Debe y Haber pueden significar para un contable no más que "derecha" e "izquierda" en una contabilidad en T, pero pueden sugerir muchos tipos de ideas diferentes a los no contables.

DATOS PERTINENTES. Decimos que tenemos datos pertinentes (relevantes) cuando pueden ser utilizados para responder a preguntas propuestas.

Disponemos de un considerable número de hechos en nuestro entorno. Solo los hechos relacionados con las necesidades de información son pertinentes. Así la organización selecciona hechos entre sucesos y entidades particulares para satisfacer sus necesidades de información.

3. Diferencia entre Datos e información

Los Datos a diferencia de la información son utilizados como diversos métodos para comprimir la información a fin de permitir una transmisión o almacenamiento más eficaces.

Aunque para el procesador de la computadora hace una distinción vital entre la información entre los programas y los datos, la memoria y muchas otras partes de la computadora no lo hace. Ambos son registradas temporalmente según la instrucción que se le de. Es como un pedazo de papel no sabe ni le importa lo que se le escriba: un poema de amor, las cuentas del banco o instrucciones para un amigo. Es lo mismo que la memoria de la computadora. Sólo el procesador reconoce la diferencia entre datos e información de cualquier programa. Para la memoria de la computadora, y también para los dispositivos de entrada y salida (E/S) y almacenamiento en disco, un programa es solamente más datos, más información que debe ser almacenada, movida o manipulada.

La cantidad de información de un mensaje puede ser entendida como el número de símbolos posibles que representan el mensaje."los símbolos que representan el mensaje no son más que datos significativos.

En su concepto más elemental, la información es un mensaje con un contenido determinado emitido por una persona hacia otra y, como tal, representa un papel primordial en el proceso de la comunicación, a la vez que posee una evidente función social. A diferencia de los datos, la información tiene significado para quien la recibe, por eso, los seres humanos siempre han tenido la necesidad de cambiar entre sí información que luego transforman en acciones. "La información es, entonces, conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propósito y utilidad"

4. El Concepto de Procesamiento de Datos

Hasta el momento hemos supuesto que los datos que maneja una aplicación no son tan voluminosos y por lo tanto caben en memoria. Cuando recurrimos a archivos se debe a la necesidad de conservar datos después de que termina un programa, por ejemplo para apagar el computador.

Sin embargo, existen problemas en donde el volumen de datos es tan grande que es imposible mantenerlos en memoria. Entonces, los datos se almacenan en un conjunto de archivos, los que forman una base de datos. Una base de datos es por lo tanto un conjunto de archivos que almacenan, por ejemplo, datos con respecto al negocio de una empresa.

Cada archivo se forma en base a un conjunto de líneas y cada línea esta formada por campos de información. Todas las líneas de un mismo archivo tienen la misma estructura, es decir los mismos campos de información. Diferentes archivos poseen estructuras distintas, i.e. campos de información.

Por ejemplo, el archivo de postulantes post.dat, visto en capítulos anteriores, tiene la siguiente información:

ci: carnet de identidad de la persona.

nombre.

En lo que sigue supondremos que ambos archivos son lo suficientemente grandes como para que no quepan en la memoria del computador. A continuación resolveremos eficientemente el problema de generar un archivo con los tres campos de información, sin colocar previamente el contenido de un archivo en un arreglo.

Algunas definiciones

Recolección de datos:

Provee un vínculo para obtener la información interoperacionables racional y las parametrizaciones.

Almacenamiento de datos:

Las unidades de disco de la computadora y otros medios de almacenamiento externo permiten almacenar los datos a más largo plazo, manteniéndolos disponibles pero separados del circuito principal hasta que el microprocesador los necesita. Una computadora dispone también de otros tipos de almacenamiento.

La memoria de sólo lectura (ROM) es un medio permanente de almacenamiento de información básica, como las instrucciones de inicio y los procedimientos de entrada/salida. Asimismo, una computadora utiliza varios buffers (áreas reservadas de la memoria) como zonas de almacenamiento temporal de información específica, como por ejemplo los caracteres a enviar a la impresora o los caracteres leídos desde el teclado.

Procesamiento de datos:

El objetivo es graficar el Procesamiento de Datos, elaborando un Diagrama que permita identificar las Entradas, Archivos, Programas y Salidas de cada uno de los Procesos.

Su antecedente es el Diagrama de Flujo.

Los elementos claves son los Programas.

Se confecciona el Diagrama de Procesamiento de Datos

Este Diagrama no se podrá elaborar por completo desde un primer momento ya que depende del Flujo de Información.

En este primer paso sólo se identifican las Salidas y Programas. Los elementos restantes se identifican en forma genérica.

Validación de datos:

Consiste en asegurar la veracidad e integridad de los datos que ingresan a un archivo. Existen numerosas técnicas de validación tales como: Digito verificador, chequeo de tipo, chequeo de rango.

Sergio D’Ambrosio

dambrosio@cantv.net

____________________________________Los datos se transforman en información útil para el usuario mediante las funciones del procesamiento de datos

que a través de la historia como se describió, han sido y aún siguen siendo concurrentemente manuales, mecánicas, electromecánicas y electrónicas capitalizadas hoy por hoy, por las máquinas prodigiosas a través de operaciones de captura, organización, clasificación y ordenamiento, cálculos matemáticos, almacenamiento y recuperación, transmisión, reproducción, distribución y comunicación.

El procesamiento de datos consiste en el registro de los hechos, actividades, cálculo y en general, eventos en forma de datos, con el fin de transformarlos en información útil para el usuario final. Estos pueden ser:

-Alfabéticos

-Numéricos

-Simbólicos

-Gráficos

-Elementos multimediatizados

El procesamiento de datos solo es posible mediante el uso de aplicaciones realizadas en software traductor. El Software traductor nos provee el conjunto de programas que nos ayudan a efectuar las operaciones básicas del procesamiento de datos ya descritas. Estos son los llamados lenguajes de programación. Entre los lenguajes mas importantes se destaca el Lenguaje C, en el cual están desarrolladas la gran mayoría de aplicaciones comerciales genéricas, como las desarrolladas por los programadores de aplicaciones de las empresas fabricantes de Software.

Hernan Alberto Silva Rodríguez.

Un informe que produzca un listado simple en colmnas, se crea con la sección detalle y el encabezado correspondiente.

El informe anterior produciría una impresión como puede verse en la imagen siguiente:

Supongamos que deseamos eliminar del listado anterior la columna CIUDA sin dejar de ofrecer dicha información. Podemos utilizar grupos o agrupamientos, que consiste en formar grupos de nombres y apellidos por ciudades. El campo que utilizamos para formar grupos es obviamente CIUDAD. Para establecer seleccionamos la barra de la sección detalle, pulsamos botón derecho y "Ordenar y agrupar". Aparece una ventana con una columna "Campo/Expresión". En esta columna hay una lista con los campos del informe; elegimos CIUDAD. En propiedades del grupo (parte inferior) cambiamos el valor de "Encabezado del grupo" a "Si".

Encima de la sección Detalle tiene que aparecer una nueva sección llamada Encabezado CIUDAD. A esta sección arrastramos el campo CIUDAD y las etiquetas correspondientes. El informe deberá aparecer como en la imagen inferior...

Producirá una impresión como muestra la imagen siguiente...

Un Panel de Control personalizado no es más que un formulario predefinido con un fondo y un botón de comando que se guarda con un nombre junto con los otros formularios.

Lo más fácil es crear un formulario nuevo de diseño propio (sin origen de registro) que contenga botones de comando (las opciones del menú) y que lo guardes con un nombre (por ejemplo, MENU) como otro formulario cualquiera.

En el menú de Access Herramientas > Inicio... tienes una ventana (ver imagen inferior) en la que hay un campo llamado Mostrar formulario/página.

Si despliegas la lista aparece el formulario MENU como puede verse en la imagen inferior.

Cuando cierres la B.D. y la vuelvas a abrir se ejecutará el MENU...

Advertencia: ¡no desactives los botones de la ventana Inicio, sin informarte de su función!

Borrar un registro no daña las tablas ni pierde la base de datos, pero si pierdes los datos del registro/s.

Todo depende del registro que pretendes borrar, las posibles relaciones que mantenga y como se han definido dichas relaciones.

Por ejemplo, en la relación de la imagen inferior podemos preguntarnos ¿qué ocurriría si borramos un cliente (CLIENTES) o una venta (NUM_VENTA)?

En realidad podrían ocurrir varias cosas:

a. No podemos borrar ningún cliente.

b. Podemos borrar un cliente quedando las ventas del clientes como registros incoherentes y sin relación (como tuplas colgadas).

c. Podemos borrar un cliente y todos los registros de NUM_VENTA de ese cliente.

La manera de definir la relación determina lo que ocurrirá. En la imagen siguiente muestra los atributos de la relación. Si hacemos doble clic en el hilo de la relación (flecha roja en la imagen superior) aparece la pantalla:

Si el botón de integridad referencial está activado no se permitirán "registros colgados".

Si eliminar en cascada está activado, al eliminar un cliente, se eliminarán todos los posibles registros relacionados de NUM_VENTAS...