Existen varias formas de mostrar datos de una hoja de Excel en un documento de Word: portapapeles, DDE, OLE...

Quizás sea OLE la forma más fácil y eficiente de intercambiar datos entre aplicaciones instaladas en nuestro ordenador.

Pero, ¿qué es OLE?

OLE son las siglas de Object Linking and Embedding (OLE), un sistema de objeto distribuido y un protocolo desarrollado por Microsoft...

Para ir al grano, OLE permite a una aplicación (por ej. un documento de Word) mostrar datos contenidos (o creados al vuelo) de otra aplicación (por ej. Excel) sin salir del documento de Word. Es decir, en un documento de Word podemos crear una zona en la que se muestran datos de Excel. El usuario que desconoce esta técnica puede quedar algo confuso con el funcionamiento de OLE, pero si observas con detalle la imagen de abajo podrás entender que el objeto seleccionado en primer plano es la aplición Excel con todos sus menús y opciones, sin salir de Word que se encuentra en el fondo. Es como si tuvieramos Word y Excel simultaneamente en una sola aplicación. De hecho es así. Word y Excel como si fueran una sola aplicación. Solo tienes que hacer un clic en el area de Word (la que está fuera del recuadro) para que aparezcan los menús de Word. Un doble clic en el recuadro (objeto OLE) llamara a Excel que mostrará todos sus menús y opciones...

Pero antes de ver un ejemplo ¿cómo puedo saber las aplicaciones OLE que tengo en mi ordenador?

Simplemente cuando insertes un objeto OLE te saldrá una ventana con dos fichas la primera de las cuales mostrará las apliciones que soportan OLE. Puedes verlo en la imagen siguiente

Pero veamos un ejemplo concreto:

Supongamos que tenemos un libro de Excel (clientes.xlsx) con una hoja (Hoja2) con los datos que se muestran en la imagen de abajo. Este libro debe existir y estar guardado en una carpeta de tu ordenador que debes conocer

Desde cualquier documento de Word puedes incluir esos datos mediante un Objeto OLE: abre o crea un documento de Word con texo, sitúa el cursor en el lugar exacto del documento en el que quieres que aparezcan los datos, selecciona la ficha Insertar -> Objeto como ves en la imagen siguiente

Aparecerá la ventana de objeto. Elige la ficha Crear desde un archivo.. y pulsa el boton examinar. Busca en tu disco duro el libro clientes.xlsx, seleccionalo...

Lo realmente importante es que si pulsas doble clic sobre el objeto, se carga excel en memoria, se activa y trabajas en excel. Un clic en la zona de codumento de word desactiva excel, descarga de memoria y deja a word una imagen de objeto editable...