consulta la pregunta 96...

Para realizar cálculos en informes y formularios disponemos de la herramienta "cuadro de texto", que a pesar del nombre, poco afortunado, no sirve para escribir texto, sino para escribir expresiones sintácticamente correctas que devuelven resultados en pantalla o impresora.

Un cuadro de texto es como una celda de Excel. Este control se utiliza escribiendo el signo "=" seguido de la expresión que realiza el cálculo. Imaginemos que tenemos un campo llamado SALARIO con valores numéricos y otro campo llamado RETENCION con valores porcentuales. Si queremos calcular el salario neto, es decir el SALARIO menos la RETENCION, insertariamos un cuadro de texto en el que escribiriamos literalmente la siguiente expresión:

=[SALARIO]-([SALARIO]*[RETENCION]/100)

Podemos escribir las expresiones directamente sobre el campo o mostrar las propiedades y acceder la lista completa de propiedades del objeto, como puede verse en la imgen siguiente...

En las consultas exiten los llamados campos calculados. Estos son campos virtuales que no existen en las tablas, pero que se pueden crear dinámicamente escribiendo en una columna vacía de la consulta un nombre arbitrario seguido de dos punto y una expresión con valores de otros campos. Por ejemplo, tenemos dos campos reales en una tabla. Utilizando los nombres de los campos reales podemos crear un campo calculado mediante una expresión sintáctica y semánticamente correcta. Para aclarar el tema: supongamos que los campos SALARIO y RETENCION son campos reales con valores numéricos enteros de una tabla . Podemos crear el campo calculado NETO(el salario menos la retención) mediante la siguiente expresión literal: NETO:[SALARIO]-[RETENCION].

Para obtener la edad de una persona, sabiendo la fecha de nacimiento, necesitas una expresión algo más compleja.

1. La función AÑO(dato de fecha) devuelve el año de una fecha.

2. La función FECHA() devuelve la fecha actual.

3. AÑO(FECHA()) devuelve el año actual.

4. AÑO([NACIMIENTO]) devuelve el año de nacimiento.

5. Así que el campo calculado EDAD:AÑO(FECHA())- AÑO([NACIMIENTO]) devuelve la edad de una persona...

Al ejecutar la consulta anterior obtendremos un listado de datos como el se puede ver en la imagen inferior...

nota: suponemos que el año actual de la fecha del sistema es 2007

Para actualizar campos hay que crear una consulta de actualizacion: creas una consulta normal y en el menú Consulta activas Consulta de actualización.

Aparecerá encima de la fila de "Criterios:" una nueva fila llamada "Actualizar a:". En esa fila se escriben expresiones correctas de actualización. Este tipo de consulta puede producir pérdidas severas e irrecuperables de datos. Si te equivocas en la lógica de la actualización perderás los datos definitivamente. ¡cuidado!.

Veamos el ejemplo de la imagen inferior. Deseamos subir el salario (actualizar) de todos los empleados en un 5%. La expresión que realiza la actualización puedes verla en la imgen inferior. Cuando escriba la expresión, ejecutas la consulta. Access mostrará un mensaje de advertencia con el número de registros que vas a actualizar...

Si deseas actualizar sólo algunos registros añade un criterio correcto en cualquier campo. Por ejemplo, subimos el salario sólo a los empleado del departamento de ventas...

Un informe que produzca un listado simple en colmnas, se crea con la sección detalle y el encabezado correspondiente.

El informe anterior produciría una impresión como puede verse en la imagen siguiente:

Supongamos que deseamos eliminar del listado anterior la columna CIUDA sin dejar de ofrecer dicha información. Podemos utilizar grupos o agrupamientos, que consiste en formar grupos de nombres y apellidos por ciudades. El campo que utilizamos para formar grupos es obviamente CIUDAD. Para establecer seleccionamos la barra de la sección detalle, pulsamos botón derecho y "Ordenar y agrupar". Aparece una ventana con una columna "Campo/Expresión". En esta columna hay una lista con los campos del informe; elegimos CIUDAD. En propiedades del grupo (parte inferior) cambiamos el valor de "Encabezado del grupo" a "Si".

Encima de la sección Detalle tiene que aparecer una nueva sección llamada Encabezado CIUDAD. A esta sección arrastramos el campo CIUDAD y las etiquetas correspondientes. El informe deberá aparecer como en la imagen inferior...

Producirá una impresión como muestra la imagen siguiente...